"Vi har funnit en långsiktig partner som är mycket prisvärd, informell men ändå professionell och jättetrevlig att samarbeta med”

Petra Tesch, Director IS/IT Swedish Orphan Biovitrum

En investering för framtiden

För att framgångsrikt modifiera och underhålla affärssystemet IFS Applications™ hos läkemedelsföretaget Sobi, krävs inte bara stora kunskaper om systemet utan också om hur det är konfigurerat och hur det används i detta speciella sammanhang. I takt med att företaget utvecklas uppstår också nya behov som måste hanteras på ett professionellt och säkert sätt. Ytterligare en dimension som komplicerar det hela, är att mycket hårda branschspecifika krav i form av validering, ovillkorligen måste uppfyllas i alla skeenden.

Ulrika Jonsson, redovisningsekonom: – År 2006, när företaget hette Biovitrum, sökte vi en extern resurs för vidareutbildning på vårt IFS-system. Det fanns flera att välja bland men det mest positiva intrycket fick vi av Pro4u. Pro4u föreslog Öivin Grönberg som hade väl dokumenterade kunskaper och erfarenheter från bl a IFS. -Utbildningen planlades och genomfördes på ett alldeles utmärkt sätt av Öivin och han fick samtidigt värdefulla kunskaper om hur vårt system är konfigurerat och hur vi använder det. Vi fick ett stort förtroende för hans kompetens och Pro4u som partner och detta kom att leda till ett samarbete som pågår än idag.

Biologisk tillverkningsprocess

Om man, för jämförelsens skull kan kalla en utbildningsinsats för rutinartad, så var nästa uppdrag på flera sätt, dess motsats. – Vår läkemedelstillverkning involverar bland annat komplicerade biologiska processer som sker i många steg och ibland kan sträcka sig över flera månader. De olika stegen i processen är dessutom inte så distinkta som vid t ex mekanisk tillverkning men måste likväl definieras så att bland annat kostnader som uppkommer under resans gång hanteras på rätt sätt. I en biologisk process som denna, ger inte en viss insats ett exakt resultat, så att ta fram en t ex standardkostnad för en viss produkt kräver en hel del tankearbete. Detta och ett rapportflöde som hjälper oss att styra tillverkningsprocessen ur ett ekonomiskt perspektiv, ja det löste Öivin åt oss. Han ordnade också med detaljerad dokumentation och nödvändig utbildning på ett lysande sätt, konstaterar Ulrika.

Nya produkter – uppgradering av system

Nästa uppdrag för Pro4u hos Sobi, Swedish Orphan Biovitrum, började 2008 med att företaget, som då fortfarande hette Biovitrum, köpte tre läkemedelsprodukter av ett amerikanskt företag. Klivet från att ha varit ett forskningsföretag med ett fåtal kontrakterade produkter till ett fullt integrerat läkemedelsföretag med egna produkter på marknaden inom så kallade särläkemedel innebar behov att uppgradera IFS-systemet från version 2004 till version 7.5 för lager, ekonomi, tillverkning och försäljning samt en funktion för att automatisera processen från orderunderlag till fakturagenerering. Att uppgradera ett administrativt system i den här branschen kräver mer planering än i andra sammanhang, främst beroende på spårbarhetskraven. Alla förändringar i systemet måste valideras, vilket är en tidskrävande process, så det gäller att tänka sig för och planera noggrant. Spårbarheten kan när som helst komma att kontrolleras av myndigheter som t ex Läkemedelsverket eller deras motsvarighet i andra länder där vi är verksamma, berättar Petra Tesch, Director IS/IT.

Med våra goda erfarenheter av Pro4u och Öivin i gott minne, tvekade vi inte att anlita dem igen för hjälp med förstudie, upphandling och genomförande. Tack vare deras, vid det här laget detaljerade kunskaper om vårt system blev startsträckan för att komma igång med projektet kort, vilket vi tycker är viktigt. Efter avslutad upphandling, där vi fick ett mycket värdefullt stöd av Öivin, genomfördes uppgraderingen enligt plan på ett mycket professionellt sätt. Att projektleda uppgraderingen av IFS är Pro4us mest omfattande och största uppdrag hos Sobi hittills.

Biovitrum blir Sobi

Under 2010 förvärvar Biovitrum Swedish Orphan International och företaget Sobi bildas. Genom denna affär tillfördes företaget bland annat ytterligare tre egna plus ett femtiotal kontrakterade produkter och en marknadsorganisation i Europa! – Detta medförde att vi måste hitta en lösning för att hantera två organisationer med olika affärssystem, redovisnings- och rapporteringssätt, på ett enhetligt och överskådligt sätt. Öivin, som vi nu gärna kallar vår ”hustomte” är här igen och arbetar med detta för fullt. Detta var några exempel på vad Pro4u hjälpt oss med. Vi har funnit en långsiktig partner som är mycket prisvärd, informell men ändå professionell och jättetrevlig att samarbeta med, avslutar Petra Tesch.

Fakta om SOBI

Swedish Orphan Biovitrum, Sobi är ett ledande europeiskt läkemedelsföretag inriktat på att tillhandahålla och utveckla specialistläkemedel för patienter med sällsynta sjukdomar och stora medicinska behov. Organisationen har en hög kompetens och betydande resurser från preklinisk forskning och utveckling, affärsutveckling och produktion till marknadsnärvaro, marknadsföring, distribution och kundsupport. Antalet anställda är cirka 500.

Pro4u konsulten

Öivin Grönbergs inriktning är att skapa affärsnytta av gjorda investeringar i affärssystem, främst i IFS Applications™. Specialområden är ekonomi, logistik och tillverkning. Öivin är en erfaren implementations- och projektledare och van att arbeta i komplexa systemmiljöer.