”Kunskapen är deras styrka, liknande kompetens är svår att hitta”

Kristina Nerg, Dalkia

---

 

Pro4u hos Dalkia

Dalkia har under en längre period anlitat Pro4u´s IFS-konsulter till systemförvaltning av ekonomi- och HR-system samt framställning av rapporter. Chefskontroller Kristina Nerg uppskattar Pro4 konsulterna, de kan inte bara ekonomi utan också HR och gränssnittet däremellan. Hon säger att det är svårt att hitta liknande kompetens.

SOX i HR-systemet

Dalkia har höga krav på sin ekonomiska redovisning, därför vill de bla ha total kontroll på löneutbetalningar och transaktionernas väg in i huvudboken. Pro4u konsulten hjälpte Dalkia att förbättra spårbarheten genom att framställa rapporter där summeringen av redovisade kontrolluppgifter kan detaljredovisas ned till verifikatnivå. Spårbarheten fungerar även direkt från huvudboken.

Systemförvaltning av ekonomisystem

När Dalkias ordinare systemförvaltare slutade anlitade Dalkia en Pro4u konsult som regelbundet under ca 6 månader förstärkte företags systemsupport. Arbetet omfattade bla utbilning av användare, parametersättning av systemet, framställning av ekonomiska rapporter och uppsättning av en SIE-fil export.

 

Fakta om Dalkia

Dalkia är en ledande leverantör av fastighets- och industrirelaterade stödtjänster samt energitjänster på den svenska marknaden. Företaget som omsätter 1,6 miljarder i Sverige har precis uppgraderat till IFS version 7. Deras lösning omfattar IFS-moduler för Service Management, Ekonomi och HR. Totalt använder ca 1300 personer systemet; från Serviceorder till betald faktura och ekonomisk redovisning.

Tillbaka

”Vi upplevde ett samförstånd med Pro4u:s konsult och systemleverantörerna där vi tillsammans kunde lösa problem snabbt och smidigt”

Mats Björkman, inköpsdirektör Eltel Networks

---

 

Pro4u hos Eltel Networks

Eltel Networks hade redan tidigare ett samarbete med Pro4u. Detta fortsatte 2005 då vi åt Eltel utförde en förstudie som resulterade i ett beslut att gå vidare med en upphandling med ett nytt inköpssystem - ”Bajonett”. Vi skapade tillsammans med Eltels personal förfrågningsunderlaget och ledde även utvärderingsarbetet. Valet blev att tillsammans med Freesourcing AB skapa en integrerad inköpslösning med Eltels affärssystem. Vår konsult fick förtroendet att leda projektet där affärssystemsleverantören deltog med anpassningar av affärssystemet och Freesourcing levererade inköpssystemet Sync-IT.

Minskade kostnader och ökad leveranssäkerhet

Resultatet är enligt Mats Björkman, inköpsdirektör på Eltel, att det nya inköpssystemet gett bättre operativt gränssnitt mot leverantörerna. "Den primära vinsten är minskningen av de transaktionskostnader som uppstår i anslutning till inköp", säger han. "Dessutom har systemet hjälpt oss att öka leveranssäkerheten, vilken är en väldigt viktig faktor i vår verksamhet."

Mer interaktiv leverantörsrelation

Eltels inköpsorganisation bygger på en central funktion som bl.a. sköter den strategiska leverantörsrelationen och upphandling av avtal, medan det operativa beställningsförfarandet sköts lokalt av ca 800 beställare. Hittills har omkring 30 av Eltels leverantörer anslutits till Bajonett och en utökning är planerad. "Med ett större antal leverantörer tydligare synliggjorda att välja produkter ifrån ökar det tillgängliga utbudet för beställarna och således minskar s.k. "vilda inköp", vilket också är en målsättning vi har", menar Björkman, som även upplever en positiv förändring i relationen till leverantörerna. "De flesta av våra leverantörer upplever de nya beställningsrutinerna som någonting positivt. Relationen är mer interaktiv idag än tidigare, tack vara enkelheten i att kommunicera genom Sync-IT."

Smidig implementationsprocess

På frågan om implementationsprocessen svarar Björkman: "Projektet som sådant gick riktigt bra, och i enlighet med den tid- och kostnadsplan som vi satt upp. Bidragande framgångsfaktorer var att redan inledningsvis tydligt specificera projektets innehåll och sedan hålla sig till detta, samt att hålla beslutsvägarna korta och tidsplanen snäv, vilket bidrog till en stark fokus på projektet från alla inblandade. Vi upplevde ett samförstånd med Pro4u:s konsult och systemleverantörerna där vi tillsammans kunde lösa problem snabbt och smidigt."

Fakta om Eltel Networks

Eltel Networks är ett av norra Europas ledande infranetföretag, med verksamhetsfokus på planering, byggnation och underhåll av samhällets livsviktiga el- och telenät. Eltel har ca 8000 anställda totalt, varav ca 2500 i Sverige, med målsättningen att som stor internationell aktör arbeta med en stark lokal närvaro.

Tillbaka

”Vi uppskattar tillgången till deras kompetens”

Thim Larsson, finanschef hos Landstinget Sörmland

 

---

 

Pro4u hos Landstinget Sörmland

Landstinget har bl a anlitat Pro4u´s IFS-konsulter till en förstudie inför en eventuell uppgradering till senaste version av IFS Applications. De är tacksamma för kontakten med Pro4u eftersom de fått tillgång till värdefull kompetens..

Förstudie inför uppgradering

När IFS Applications ska uppgraderas måste flera beslut fattas; det gäller bl a att bestämma vilka anpassningar som ska lyftas till aktuell version. Detta kan bli dyrt eftersom anpassningar som utvecklats i en gammal version av IFS delvis måste utvecklas igen. Landstinget anlitade Pro4u för att kritiskt granska sina anpassningar. Viktiga frågeställningar var

- Finns det funktioner i senaste versionen av IFS Applications som kan ersätta anpassningar?

- Kan mindre förändringar i verksamhetsprocesser innebära att anpassningar inte behövs?

- Är det möjligt att ersätta integrationer med andra system med IFS egna gränssnitt för utbyte av information?

Pro4u konsulternas arbete resulterade i ett antal workshops och en slutrapport med en sammanställning på nödvändiga anpassningar. Förstudien visade att flera anpassningar och integrationer kan uteslutas genom förändrade arbetssätt, användning av standardfunktioner samt uppgradering till senaste versionen.

Global företagslösning

APL är globala med verksamheter i flera städer, bla Singapore, Shanghai, Kuala Lumpur och Huston. Pro4u har hjälp APL med en systemlösning som automatiskt replikerar data (projektplaner och tidrapportering) mellan lokala siter och master företaget. Lösningen som är mycket kostnads-effektiv baseras på IFS standardprodukt Data Migration Tool och är helt utan anpassningar.

 

Fakta om Landstinget Sörmland

Landstinget Sörmland arbetar med hälso- och sjukvård, tandvård, utbildning, handikapp och habiliteringsfrågor samt kultur. Organisationen omsätter 5,8 miljarder och har 7300 anställda. Varje dag besöker 1400 personer en doktor på sjukhuset. De har 700 vårdplatser på länets 3 sjukhus och varje dag genomförs ca 90 operationer. Även tandvård omfattas av verksamheten; ca 400 personer besöker en tandläkare varje dag.

 

 

 

Tillbaka

”De är "hands-on", lyssnande och förstår vår verksamhet och våra behov”

Jan Vesterberg, Group IT-manager Niscayah

---

 

Pro4u hos Niscayah

Pro4u tillför Niscayah oberoende expertkompetens när företaget ska implementera affärssystemet IFS Applications™ i 17 olika länder. Genom att bygga ett affärssystem med liknande processer och med globala mallar får Niscayah betydligt enklare att jämföra verksamheten och att införliva nya verksamheter i koncernen. Med övergången från en tidigare decentraliserad företagsbild till Niscayah Groups mer globala struktur följde att det skulle ta alltför mycket tid och kosta alltför mycket energi att utveckla och införa lokala affärssystem vid dotterbolagen runt om i världen.

- Det gällde att ta tillvara de bästa erfarenheterna och att använda de processbeskrivningar och funktionskrav som var bra i den kommande upphandlingen. När vi väl kom dit genomfördes upphandlingen globalt. I slutronden mellan de två finalisterna hade vi 30 personer som jämförde två olika ERP-leverantörers sätt att lösa konkreta Niscayah-problem. Valet föll slutligen på IFS Applications™, berättar Jan Vesterberg som är Group IT-manager hos Niscayah.

Erfarna och globala projektledare med väldigt god IFS-kunskap

- När systemet var valt identifierade vi resursbehovet och såg att vi behövde professionell hjälp med att leda ett så stort projekt, i synnerhet eftersom det är globalt. Därför började vi leta efter dels globala projektledare, dels delprojektledare/processkordinatörer, säger Jan Vesterberg.

Vid upphandlingen av konsulttjänster jämförde Niscayah bl a fristående konsulter och konstellationer av konsulter. Den väldigt goda IFS-kunskap och de erfarna projektledare som Pro4u har, fällde slutligen avgörandet.

- Det som kanske också är lite unikt var att de kunde hitta personer som är duktiga på projektledning och som samtidigt vet hur servicebranschen fungerar, säger Jan Vesterberg.

Systemarkitekt och global projektledare

En av Pro4u:s styrkor är att kunna tillhandahålla samtliga konsulter för ett projekts olika delar, samtidigt som man tar ansvar för att konsulterna fungerar fullt ut. För ERP-projektet hos Niscayah var Pro4u:s expertkunskaper inom IFS Applications™ avgörande.

- Från projektstart har Pro4u haft stor del i upplägg av roller, tidplanering m m. Anders Carlsson fick även axla uppgiften som vår systemarkitekt gentemot IFS. Det är en mycket tung post vid sidan av hans ordinarie uppdrag som global projektledare. Generellt är Pro4u:s konsulter snabba, effektiva och lojala, säger Jan Vesterberg.

- Nu när vi börjat rulla ut systemet i princip enligt tidplan och till beräknad kostnad känner jag att vi är på rätt väg inom Niscayah. Vi kan nu fortsätta att utveckla vår verksamhet istället för att "uppfinna hjulet" i varje land, avslutar Jan Vesterberg.

Fakta om Niscayah

Niscayah tillhandahåller säkerhetssystem och tjänster baserat på kunskap och specialistkompetens om hur tekniska säkerhetsprodukter inom exempelvis videoövervakning, tillträdeskontroll, inbrottsskydd och brandskydd kan integreras med kommunikations- och IT-system. Företaget har ca 6000 anställda med verksamhet i 14 europeiska länder samt i USA, Hong Kong och Australien. Omsättningen uppgick 2009 till 7.621 MSEK.

Tillbaka

Våra kunder är nöjda kunder!

Vi på Pro4u Business Systems är mycket stolta över alla de nöjda kunder som vi hjälpt genom åren. Läs mer om vad vi gjort och vad kunderna tycker om oss under referenser i menyn till höger.

Tillbaka

"Vi har funnit en långsiktig partner som är mycket prisvärd, informell men ändå professionell och jättetrevlig att samarbeta med”

Petra Tesch, Director IS/IT Swedish Orphan Biovitrum

---

 

En investering för framtiden

För att framgångsrikt modifiera och underhålla affärssystemet IFS Applications™ hos läkemedelsföretaget Sobi, krävs inte bara stora kunskaper om systemet utan också om hur det är konfigurerat och hur det används i detta speciella sammanhang. I takt med att företaget utvecklas uppstår också nya behov som måste hanteras på ett professionellt och säkert sätt. Ytterligare en dimension som komplicerar det hela, är att mycket hårda branschspecifika krav i form av validering, ovillkorligen måste uppfyllas i alla skeenden.

Ulrika Jonsson, redovisningsekonom: – År 2006, när företaget hette Biovitrum, sökte vi en extern resurs för vidareutbildning på vårt IFS-system. Det fanns flera att välja bland men det mest positiva intrycket fick vi av Pro4u. Pro4u föreslog Öivin Grönberg som hade väl dokumenterade kunskaper och erfarenheter från bl a IFS. -Utbildningen planlades och genomfördes på ett alldeles utmärkt sätt av Öivin och han fick samtidigt värdefulla kunskaper om hur vårt system är konfigurerat och hur vi använder det. Vi fick ett stort förtroende för hans kompetens och Pro4u som partner och detta kom att leda till ett samarbete som pågår än idag.

Biologisk tillverkningsprocess

Om man, för jämförelsens skull kan kalla en utbildningsinsats för rutinartad, så var nästa uppdrag på flera sätt, dess motsats. – Vår läkemedelstillverkning involverar bland annat komplicerade biologiska processer som sker i många steg och ibland kan sträcka sig över flera månader. De olika stegen i processen är dessutom inte så distinkta som vid t ex mekanisk tillverkning men måste likväl definieras så att bland annat kostnader som uppkommer under resans gång hanteras på rätt sätt. I en biologisk process som denna, ger inte en viss insats ett exakt resultat, så att ta fram en t ex standardkostnad för en viss produkt kräver en hel del tankearbete. Detta och ett rapportflöde som hjälper oss att styra tillverkningsprocessen ur ett ekonomiskt perspektiv, ja det löste Öivin åt oss. Han ordnade också med detaljerad dokumentation och nödvändig utbildning på ett lysande sätt, konstaterar Ulrika.

Nya produkter – uppgradering av system

Nästa uppdrag för Pro4u hos Sobi, Swedish Orphan Biovitrum, började 2008 med att företaget, som då fortfarande hette Biovitrum, köpte tre läkemedelsprodukter av ett amerikanskt företag. Klivet från att ha varit ett forskningsföretag med ett fåtal kontrakterade produkter till ett fullt integrerat läkemedelsföretag med egna produkter på marknaden inom så kallade särläkemedel innebar behov att uppgradera IFS-systemet från version 2004 till version 7.5 för lager, ekonomi, tillverkning och försäljning samt en funktion för att automatisera processen från orderunderlag till fakturagenerering. Att uppgradera ett administrativt system i den här branschen kräver mer planering än i andra sammanhang, främst beroende på spårbarhetskraven. Alla förändringar i systemet måste valideras, vilket är en tidskrävande process, så det gäller att tänka sig för och planera noggrant. Spårbarheten kan när som helst komma att kontrolleras av myndigheter som t ex Läkemedelsverket eller deras motsvarighet i andra länder där vi är verksamma, berättar Petra Tesch, Director IS/IT.

Med våra goda erfarenheter av Pro4u och Öivin i gott minne, tvekade vi inte att anlita dem igen för hjälp med förstudie, upphandling och genomförande. Tack vare deras, vid det här laget detaljerade kunskaper om vårt system blev startsträckan för att komma igång med projektet kort, vilket vi tycker är viktigt. Efter avslutad upphandling, där vi fick ett mycket värdefullt stöd av Öivin, genomfördes uppgraderingen enligt plan på ett mycket professionellt sätt. Att projektleda uppgraderingen av IFS är Pro4us mest omfattande och största uppdrag hos Sobi hittills.

Biovitrum blir Sobi

Under 2010 förvärvar Biovitrum Swedish Orphan International och företaget Sobi bildas. Genom denna affär tillfördes företaget bland annat ytterligare tre egna plus ett femtiotal kontrakterade produkter och en marknadsorganisation i Europa! – Detta medförde att vi måste hitta en lösning för att hantera två organisationer med olika affärssystem, redovisnings- och rapporteringssätt, på ett enhetligt och överskådligt sätt. Öivin, som vi nu gärna kallar vår ”hustomte” är här igen och arbetar med detta för fullt. Detta var några exempel på vad Pro4u hjälpt oss med. Vi har funnit en långsiktig partner som är mycket prisvärd, informell men ändå professionell och jättetrevlig att samarbeta med, avslutar Petra Tesch.

Fakta om SOBI

Swedish Orphan Biovitrum, Sobi är ett ledande europeiskt läkemedelsföretag inriktat på att tillhandahålla och utveckla specialistläkemedel för patienter med sällsynta sjukdomar och stora medicinska behov. Organisationen har en hög kompetens och betydande resurser från preklinisk forskning och utveckling, affärsutveckling och produktion till marknadsnärvaro, marknadsföring, distribution och kundsupport. Antalet anställda är cirka 500.

Pro4u konsulten

Öivin Grönbergs inriktning är att skapa affärsnytta av gjorda investeringar i affärssystem, främst i IFS Applications™. Specialområden är ekonomi, logistik och tillverkning. Öivin är en erfaren implementations- och projektledare och van att arbeta i komplexa systemmiljöer.

Tillbaka

”Vår Pro4u konsult är en av de bästa konsulter vi samarbetat med ”

Johan Lundvall, inköpschef hos Svenska Bostäder

---

 

Pro4u hos Svenska Bostäder

Svenska Bostäder är mycket nöjda med sin Pro4u konsult. De säger att konsulten har arbetat effektivt, varit tydlig i sin kommunikation och bidragit till att utveckla företaget verksamhet inom inköp och HR. Konsulten har arbetat inom tre områden:

Förstudie inför uppgradering

Pro4u har gjort en förstudie med syfte att utreda konsekvenserna av en uppgradering av IFS Applications till senaste versionen.

Utveckling av IFS inköp

Konsulten har hjälp Svenska Bostäder att använda IFS Inköp som verksamhetsstöd i syfte att ”göra det enkelt att göra rätt”. I det ingår bla avtalshantering, avrop från avtal och inköpsstatistik som underlag inför nya upphandlingar.

Upphandling av nytt HR-system

Svenska Bostäder måste byta ut IFS löne- och tidssystem eftersom supporten på systemet upphör. Pro4u har hjälp företaget att genomföra en LOU upphandling av nytt system. Arbetet bestod av framställning av kravspecifikation, RFI, anbudsutvärdering och slutförhandling. Upphandlingen som genomfördes under tidspress blev klar tid.

 

Fakta om Svenska Bostäder

Svenska Bostäder grundades 1944 och ägs av Stockholms stad. De är Sveriges största bostadsbolag och har under 60 år haft en aktiv roll i byggandet och förvaltandet av Stockholm och dess stadsdelar. Nästan 90000 människor bor i deras fastigheter.
Svenska Bostäder använder IFS Applications inom områden som ekonomi, inköp, projekt och HR. De är totalt ca 550 användare.

Tillbaka